SISTEM BISNIS PERUSAHAAN

SISTEM BISNIS PERUSAHAAN

PENDAHULUAN

Dunia aplikasi bisnis yang cepat berubah dari teknologi informasi, yang makin diwarnai dengan apa yang biasanya disebut dengan aplikasi e-business. E-business sendiri adalah penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk mendukung e-commerce, komunikasi dan kerja sama perusahaan, dan berbagai perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melaului web, baik dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya. E-business meliputi e-commerce yang melibatkan yang melibatkan pembelian dan penjualan, serta pemasaran dan pelayanan produk, jasa, dan informasi melalui internet dan jaringan lainya.

Pendiri dan CEO Salesforce.com, Marc  Benioff, memanfaatkan penyebaran ketidakpuasaan atas software CRM tradisional yang berbiaya tinggi, rumit, dan memiliki persyarataan yang sulit diimplementasikan, dari berbagai penjual Siebel Systems, Oracle, dan SAP. Sebagai gantinya, Salesforce aadalah penyedia layanan aplikasi yang menawarkan CRM sebagai layanan berbasis layanan berbasis web dengan biaya bulanan per-pemakai.Walaupun Salesforce adalah layanan CRM yang mudah untuk diimplementasikan dan digunakan, perusahaan tersebut telah dikritik sebagai solusi CRM yang sederhana dan umum tanpa adanya hubungan keamanan dan integrasi yang memadai ke sistem perusahaan lainya.

Aplikasi Lintas Fungsi Perusahaan

Banyak perusahaan yang kini menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agardapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan, organisasi-organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam berbagi sumber daya informasi dan meningkatan efisiensi serta efektifitas proses bisnis, dan mitra bisnis.

Arsitektur Aplikasi Perusahaan

Arsitektur ini tidak memberikan rincian atau cetak biru aplikasi yang lengkap, akan tetapi memberikan rincian atau cetak  biru aplikasi yang lengkap, akan tetapi memberi kerangka kerja konspeptual untuk membantu anda membayangkan berbagai kompon dasr, proses dan interface dari aplikasi e- business utama ini, dan hubungannya satu sama lain. Arsitektur aplikasi ini juga menunjukan berbagai peran yang dimainkan sistem bisnis dalam mendukung pelanggan, pemasok, mitra, dan karyawan perusahaan.  Jadi, perencanaan sumber daya perusahaan ERP (Enterprise Resource Planning) berfokus pada efiseiensi produksi internal perusahaan, distribusi, dan proses keuanganya. Manajemen hubungan mitra PRM (Partner Relationship Management) bertujuan untuk mendapatkan dan memelihara para mitra yang dapat meningkatkan penjualan dan distribusi produk serta layanan perusahaan. Manajemen rantai pasokan SCM (Supply Chain Management) berfokus pada pengembangan sumber dan proses mendapatkannya yang paling efisein dan efektif dengan para pemasok untuk berbagai produk serta jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Aplikasi manajemen pengetahuan KM (Knowledge Management) berfokus untuk memberi para karyawan perusahaan berbagai alat untuk mendukung kerja sama kelompok dan pengambilan keputusan

ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-business. Sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan, penjualan, manajemen dan pengendalian persedian, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan.

Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan menotomasikan banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan, dan sumber daya manusia perusahaan. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkan. Kini ERP dianggap sebagai bahan penting yang dibutuhkan perusahaan.

Enterprise Resource Planing adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. Contohnya software ERP untuk perusahaan manufaktur umumnnya akan memproses data dari dan menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan pembutan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia.

Contoh dari proses produksi yang didukung adalah perencanaan kebutuhan bahan baku MRP (Material Requirement Planning), perencanaan produksi, dan perencanaan kapasitas. Berberapa dari proses penting sumber daya manusia, dari perencanaan kebutuhaan personel hingga administrasi pengajian dan tunjangan , serta dapat menyelesaikan sebagian besar aplikasi pencatatan keuangan serta manejerial yang dibutuhkan.

Berbagai Manfaat ERP

Sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan lainya menemukan nilai bisnis utama dari penggunaan ERP dalam beberapa cara mendasar.

·        Kualitas dan Efisiensi. ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatkan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi

·        Penurunan Biaya. Banyak perusahaan melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi hardware, software, serta karyawan pendukung.

·        Pendukung Keputusan. ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting kepada manajer untuk mengambil keputusan.

·        Kelincahan Perusahaan. Mengimplementasikan sistem ERP membutuhkan banyak dinding departemen dan fungsi berbagai proses bisnis.

Berbagai Penyebab Kegagalan ERP

Apa saja yang menjadi penyebab kegagalan ERP? Didalam hampir semua kasus, para manajer bisnis dan ahli TI dari perusahaan-perusahaan ini meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan untuk bersiap-siap menghadapi sistem ERP baru yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan sistem informasi mereka. Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan dan pengembangan serta program manajemen.

CRM FOCUS BISNIS

Mengelola berbagai hubungan pelanggan melibatkan dua tujuan yang saling berkaitan: pertama,  memberi organisasi dan semua karyawan yang berhadapan dengan pelanggan, satu pandangan lengkap tentang setiap pelanggan di setiap haldan di lintas semua saluran dan kedua memberi pelanggan satu pandangan lengkap tentang perusahaan dan saluran-salurannya yang lengkap.

            Manajemen hubungan pelanggan membantu mereka menjadi bisnis yang berfokus pada pelanggan. CRM menggunakan TI (Teknologi informasi) untuk membuat system lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses layanan pada pelanggan dalam penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan yang berinteraksi dengan pelanggan perusahaan.

            Sistem CRM meliputi sekelompok modul software yang memberi berbagai alat yang membantu perusahaan dan karyawannya memberikan layanan yang cepat dan dapat di andalkan. System CRM menyimpan data (telpon,faks,e-mail,situs web,situs web perusahaan,tookritel,kios dan kontak personal) dalam database umum untuk mengintegrasikan semua informasi rekening pelanggan serta membuatnya tersedia di seluruh perusahaan melalui internet .

Penjualan

                        Sistem CRM memberikan para staff penjualan alat software dan sumber data perusahaan yang mereka butuhkan untuk mendukung serta mengelola aktifitas penjualan mereka, dan mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran untuk penjualan.

Pemasaran dan Pemenuhan Pesanan

              Sistem CRM membantu para praktisi pemasaran menyelesaikan kampanye pemasaran langsung dengan mengotomatisasi tugas-tugas seperti pengkualifikasian pemasaran pada sasaran, dan penjadwalan serta penelusuran pengiriman surat pemasaran langsung, yang kemudian software CRM akan membantu para praktisi pemasaran untuk menangkap dan mengelola data respon pelanggan maupun calon pelanggan serta menganalisis nilai pelanggan dan nilai bisnis dari kampanye pemasaran langsung perusahaan.

Layanan dan Dukungan untuk Pelanggan

              Sistem CRM memberikan para staff software dan akses real time ke database umum pelanggan yang dapat dibagi bersama dengan para praktisi penjualan dan pemasaran. CRM membantu menejer layanan pelanggan membuat, menetapkan dan mengelola berbagai permintaan atas layanan dari pelanggan.

Program Retensi dan Loyalitas

1.      Biayanya enam kali lebih besar untuk menjual ke seseorang pelanggan baru daripada ke pelanggan lama.

2.      Pelanggan yang tidak puas biasanya akan memberitahukan delapan hingga sepuluh orang lainnya mengenai pengalamannya.

3.      Perusahaan dapat meningkatkan labanya hingga 85% dengan meningkatkan retensi pelanggan tahunannya hanya sebesar 5%.

4.      Ketidakpastian untuk menjual produk ke pelanggan baru 15% sementara ketidakpastian untuk menjual ke pelanggan lama adalah 50%.

5.      70% pelanggan yang mengeluh akan melakukan bisnis dengan perusahan itu lagi jika perusahaan tersebut dengan cepat menangani kekacauan layanannya.

Strategi bisnis utama adalah meningkatkan dan mengoptimalkan retensi serta loyalitas. Sistem CRM  mencoba untuk membantu perusahaan mengindentifikasi, memberi penghargaan dan memasarkan kepada para pelanggan perusahaan yang paling menguntungkan dan loyal . Software CRM meliputi data mining dan software analitis pemasaran lainya sementara database CRM dapat berisi gudang data pelanggan dan data mart CRM .

Manfaat dan Tantangan CRM

CRM memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi serta berfokus pada para pelanggan terbaik mereka yaitu mereka yang paling menguntungkan bagi perusahaan agar mereka dapat dipertahankan sebagai pelanggan seumur hidup untuk layanan yang lebih besar dan menguntungkan, manfaat bisnis dari manajemen hubungan pelanggan tidak di jamindan bahkan banyak menjebak bagi banyak perusahaan, alasan tingginya tingkat kegagalan atau ketidakpuasan dengan usaha yang berkaitan dengan CRM adalah kurangnya pemahaman dan persiapan.

SCM (supply chain management)

SCM adalah system antar perusahaan lintas fungsi yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai hubungan antara beberapa proses bisnis utama perusahaan dan dengan pemasok, pelanggan serta para mitrabisnis.

SCM atau dapat disebut juga rantai pasukan hasil warisan tertahan oleh berbagai langkah dan tumpukan persediaan yang sama yang tidak terbutuhkan. Tujuan dari SCM adalah untuk mengelola secara efisien proses ini dengan memperkirakan permintaan, mengendalikan persedian,meningkatkan jaringan hubungan bisnis

Sistem Pemrosesan Transaksi

            Sistem pemrosesan transaksi ( transaction processing system / TPS ) adalah sistem informasi lintas fungsi yang memproses data dari terjadinya transaksi bisnis. Sistem pemrosesan transaksi diperkenalkan di Bab 1 sebagai salah satu dari kategori utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis.

            Transaksi adalah berbagai kegiatan yang terjadi sebagai bagian dari aktivitas bisnis, seperti penjualan, pembelian, penyimpanan, penarikan, pengembalian, dan pembayaran. Contohnya, bayangkan data yang dihasilkan ketika perusahaan menjual sesuatu ke pelanggan secara kredit, entah dalam toko ritel ataupun melalui situs e-commerce di Web. Data mengenai pelanggan, produk, tenaga penjual, toko dan perusahaan lainnya harus ditangkap serta diproses. Sedangkan aktivitas pemrosesan dibutuhkan untuk menangkap dan memproses data semacam itu, atau operasi bisnis akan melambat sampai berhenti. Oleh karenanya, sistem pemrosesan transaksi memainkan peranan penting dalam mendukung perusahaan e-bussines.

            Sistem pemrosesan transaksi online memainkan peranan strategis dalam e-commerce. Banyak perusahaan menggunakan Internet, ekstranet, dan jaringan lain-lainnya yang mengikat mereka secara elekrtonik ke para pelanggan atau pemasok mereka untuk pemrosesan transaksi secara online (online transaction processing – OLTP ).

Siklus Pemrosesan Transaksi

            Sistem pemrosesan transaksi bekerja menangkap dan menyimpan data yang menjelaskan berbagai transaksi bisnis, memperbarui database organisasi, dan menghasilkan berbagai produk informasi. Anda harus memahami hal ini sebagai siklus pemrosesan transaksi dari beberapa aktivitas bisnis, seperti yang di ilustrasikan pada gambar berikut.

·        Entri Data.

Langkah pertama dari siklus pemrosesan transaksi adalah penangkapan data bisnis. Contohnya data transaksi dapat ditangkap melalui situs Web e-commerce di Internet.

·        Pemrosesan Transaksi.

Sistem pemrosesan transaksi memproses data melalui dua cara dasar :

1.      Pemrosesan batch, yang mengakumulasi data transaksi sepanjang waktu dan secara periodik.

2.      Pemrosesan real-time, yang memproses data segera setelah terjadinya transaksi.

·        Pemeliharaan Database.

Database sebuah organisasi harus dipelihara oleh sistem pemrosesan transaksinya agar mereka selalu benar dan baru. Contohnya, penjualan secara kredit yang diberikan ke pelanggan akan membuat saldo rekening pelanggan naik dan jumlah persediaan di tangan berkurang.

·        Pembuatan Dokumen dan Laporan.

Sistem pemrosesan transaksi menghasilkan berbagai dokumen dan laporan. Contoh dari dokumen transaksi meliputi pesanan, pembelian, cek gaji, tanda terima penjualan, faktor penjualan dan laporan untuk pelanggan.

·        Pemrosesan Permintaan.

Banyak sistem pemrosesan transaksi memungkinkan anda untuk menggunakan Internet, intranet, ekstranet dan penjelajah web atau bahasa permintaan manajemen database untuk membuat permintaan serta menerima respons yang berkaitan dengan hasil aktivitas pemrosesan transaksi. Contohnya, anda dapat memeriksa status pesanan penjualan secara real-time di PC anda.

Sistem Kerja Sama Perusahaan

Sistem kerja sama perusahaan (Enterprise Collaboration System-ECS) adalah sistem informasi lintas fungsi yang meningkatkan komunikasi, koordinasi, dan kerja sama antar anggota tim bisnis dan kelompok kerja. Teknologi informasi dapat membatu kita bekerja sama antar aggota tim seperti mengkomunikasikan berbagai ide maupun mengkoordinasikan kegiatan tim. Jadi, tujuan dari sistem kerja sama perusahaan adalah untuk memungkinkan kita bekerja bersama secara lebih mudah dan efektif dengan membantu kita untuk :

·        Berkomunikasi : Berbagi informasi satusama lain

·        Berkoordinasi : Mengkoordinasikan usaha kegiatan individual kita dan menggunakan berbagai sumber daya bersama yang lainnya.

·        BekerjaSama : Bekerja sama secara kooperatif dalam proyek dan pengugasan bersama.

Contohnya, para teknisi dapat membentuk suatu tim virtual untuk sebuah proyek. Tim tersebut terhubung dan bergantung pada intranet dan ekstranet untuk bekerja sama melalui e-mail ataupun forum diskusi. Gambar di bawah ini memberikan pandangan umum tentang beberapa alat software untuk komunikasi elektronik, konferensi elektronik, dan manajemen kegiatan kerja sama.

Alat Komunikasi Elektronik meliputi e-mail, voice mail, fax, bulletin board system, dan sistem telepon internet. Alat alat ini memungkinkan anda untuk secara elektronik mengirimkan berbagai pesan ataupun dokumen dalam bentuk data, text, suara atau multimedia melalui jaringan computer. Hal ini memudahkan anda untuk berbagi salinan dokumen proyek kepada masing masing anggota tim secara efisien.

            Alat kerjasama konfrensi membantu orang berkomunikasi dan bekerja sama dengan tetap bekerja bersama-sama. Berbagai metode konfrensi memungkinkan para anggota tim tetap dapat bertukar ide ataupun berdiskusi di berbagai lokasi secara interaktif dan pada saat yang sama. Pilihan konfrensi secara elektronik juga meliputi sistem pertemuan elektronik dan sistem pendukung kelompok ataupun menggunakan internet untuk bekerja bersama dimanapun di seluruh penjuru dunia yang terdapat jaringan internet.

            Alat manajemen kegiatan kerja sama membantu orang untuk menyelesaikan atau mengelola aktivitas kelompok kerja. Kategori software ini meliputi alat pembuatan kalender dan jadwal, manajemen proyek dan tugas, sistem aliran kerja, serta alat manajemen pengetahuan.

SISTEM FUNGSIONAL BISNIS

            Terdapat banyak cara untuk menggunakan teknologi informasi dalam bisnis karena terdapat berbagai aktivitas bisnis yang harus dipecahkan dan peluang bisnis yang  harus dikejar. Sebagai seorang praktisi bisnis, kita harus memiliki pemahaman dasar dan penghargaan atas berbagai cara sistem informasi digunakan untuk mendukung setiap fungsi bisnis yang harus diselesaikan dalam perusahaan yang ingin berhasil. Jadi, dalam bagian ini akan dibahas sistem fungsional bisnis, yaitu berbagai jenis sistem informasi (pemrosesan transaksi,  informasi manajemen, pendukung keputusan, dan lain-lain) yang mendukung berbagai fungsi bisnis seperti akuntansi, keputusan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
Sistem Pemasaran
Sistem Informasi Pemasaran meliputi pemasaran interaktif (transaksi 2 arah antara perusahaan dan pelanggan), sistem otomatisasi penjualan, CRM, Manajemen Penjualan, Riset pasar, Iklan dan Promosi yang bersasaran (komunitas, isi, konteks, demografis dan fisik dan Perilaki Online, serta Manajemen produk/jasa.

Sistem Produksi
SI produksi termasuk juga manufaktur berkaitan dengan seluruh aktivitas perncanaan dan pengendalian proses dalam menghasilkan produk/jasa.

CIM (Computer Integrated Manufacturing)
Tujuan sistem berbasis komputer dalam produksi harus menyederhanakan/merekayan ulang (reengineering) proses produksi, desain produk dan organisasi pabrik.
a. Otomatisasi
b. Integrasi
Tujuan umum CIM untuk menciptakan proses produksi yang fleksibel dan lincah yang efisien untuk produk yang berkualitas tinggi.

Sistem CIM ini mencakup
a. CAM (Computer Aided Manufacturing)
b. MES (Manufacturing Execution System)
c. Proses kontrol
d. Machine control

CIM ini juga mengintegrasikan Engineering System CAD-Computer Aided Design danCAE(Computer Aided Engineering)dan MRP (Material Requirements Planning)

Sistem SDM
SI SDM (HRIS –Human Resource Information System) selain menangani laporan pengganjian, data karyawan dan penempatan di bidang produksi, kini HRIS juga mendukung perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan, penempatan, penilaian kinerja, analisis kompensasi dan tunjangan karyawan, pelatihan dan pengembangan, kesehatan dan keselamatan kerja.
Internet digunakan Sistem HRM online untuk perekrutan karyawan. Juga banyak terdapat situs web khusus untuk pelamar kerja dan perusahaan yang membutuhkan karyawan.

Sistem Akuntansidan Managemen Keuangan
SI Akuntansi adalah SI tertua yang palign banyak digunakan di berbagai perusahaan.
Umumnya meliputi pemrosesan pesanan pelanggan, pengendalian persediaan, piutang, utang usaha, penggajian, buku Besar (general ledger).
SI Akuntansi online berhubungan dengar pemrosesan transaksi.

Sistem Manajemen Keuangan
Sedangkan SI Keuangan mencakup Manajemen Kas, Manajemen Investasi, Modal Anggaran dan Perencanaan Keuangan

Sumber : Rangkuman Bab 7 Sistem electronic bisnis

Sumber Gambar : Google Gambar